- ایمان نوت جایی که ایده هات رنگ میگیرن 📕
برنامه ریزی در دفتر شطرنجی ، همان کلید گمشدهای است که نظم را از یک رویای دور، به یک عادت روزانه تبدیل میکند؛ پس اگر به دنبال یک نقشه راه عملی برای مدیریت زمان هستید، در این مقاله جامع با ما همراه باشید.
بسیاری از ما تصور میکنیم برای داشتن یک سیستم مدیریت زمان کارآمد، حتماً باید از اپلیکیشنهای پیچیده یا دفترهای برنامه ریزی گران قیمت استفاده کنیم. اما حقیقت این است که گاهی سادهترین ابزارها، قدرتمندترین نتایج را خلق میکنند. دفتر شطرنجی همان قهرمان گمنامی است که میتواند ذهن آشفته شما را به یک ساختار منسجم تبدیل کند.
برخلاف دفترهای خطدار که شما را به نوشتن پشتسرهم مجبور میکنند، یا دفترهای سفید که باعث سردرگمی میشوند، خانههای کوچک دفتر شطرنجی مانند یک خطکش نامرئی عمل میکنند. این خانهها به شما اجازه میدهند بدون نیاز به ابزارهای مهندسی، جداول دقیق رسم کنید، نمودار بکشید و نظم شخصی خود را روی کاغذ مجسم کنید. در این راهنما، یاد میگیرید که چگونه از این شبکه شطرنجی برای پیادهسازی یک برنامه ریزی مینیمالیست و در عین حال حرفهای استفاده کنید.
تبدیل یک دفتر شطرنجی معمولی به یک ماشین بهرهوری، نیاز به کمی دقت ریاضی و ذوق هنری دارد. بیایید آستینها را بالا بزنیم و قدمبهقدم این کالبد شکافی را انجام دهیم.
قبل از اینکه اولین کلمه را بنویسید، باید ابعاد زمین بازی خود را بدانید. اکثر دفترهای شطرنجی استاندارد (A5)، دارای خانههای ۵ میلیمتری هستند.
شمارش افقی و عمودی: ابتدا تعداد خانههای افقی و عمودی یک صفحه را بشمارید و آن را در صفحه آخر دفتر یادداشت کنید. (مثلاً ۳۰ خانه افقی در ۴۰ خانه عمودی).
پیدا کردن مرکز صفحه: با تقسیم تعداد خانهها بر ۲، مرکز دقیق صفحه را پیدا کنید. این کار به شما کمک میکند تا چیدمان صفحه را همیشه متقارن نگه دارید.
ایجاد حاشیه (Margin): پیشنهاد میکنم همیشه ۲ خانه از هر طرف را به عنوان حاشیه خالی بگذارید. این کار باعث میشود محتوای شما «نفس بکشد» و ظاهر مقاله یا دفتر شما بسیار حرفهایتر به نظر برسد.
در متد بولت ژورنال، ما به فضا های مشخصی برای مدیریت زمان نیاز داریم. در دفتر شطرنجی، رسم این فضاها به سادگی شمردن خانههاست:
تقویم ماهانه (Monthly Log):
برای هر روز هفته، یک مربع ۵ در ۵ خانه در نظر بگیرید.
با این حساب، یک هفته (۷ روز) به ۳۵ خانه افقی نیاز دارد. اگر دفتر شما کوچکتر است، میتوانید مربعها را ۴ در ۴ رسم کنید.
این ابعاد به شما فضای کافی میدهد تا هم شماره روز را بنویسید و هم یک یا دو رویداد مهم را در هر خانه جا دهید.
آیندهنگار (Future Log):
صفحه را به ۳ بخش مساوی تقسیم کنید. اگر صفحه شما ۳۹ خانه عمودی دارد، هر ۱۳ خانه را با یک خط افقی جدا کنید.
هر بخش را به یک ماه اختصاص دهید. اینجاست که معجزه دفتر شطرنجی در برنامه ریزی مینیمالیست خودنمایی میکند؛ همه چیز تراز و مرتب است.
در سیستم بولت ژورنال، هر علامت نشاندهنده یک وضعیت است. در دفتر شطرنجی، خانهها بهترین مکان برای قرار دادن این علائم هستند:
نقطه (•) : برای وظایف (Tasks). دقیقاً وسط یک خانه قرار میگیرد.
دایره (○) : برای رویدادها (Events).
خط تیره (-) : برای یادداشتها (Notes).
ضربدر (×) : وقتی وظیفهای انجام شد، خانه را با یک ضربدر پر کنید.
یک دفتر نقطهای یا شطرنجی بدون فهرست، فقط یک دفترچه یادداشت است. ۵ صفحه اول دفتر را به فهرست اختصاص دهید. در دفتر شطرنجی، میتوانید یک ستون ۲ خانهای در سمت راست برای «شماره صفحه» و یک ستون پهنتر برای «عنوان موضوع» در نظر بگیرید.
نکته مربی : اگر دفتر شما شماره صفحه ندارد، همین حالا با خودکار مشکی، پایین تمام صفحات را شمارهگذاری کنید. این اولین قدم برای متعهد شدن به سیستم است.
ردیاب عادت یکی از جذابترین بخشهای هر دفتر برنامه ریزی است. خانههای شطرنجی به شما این امکان را میدهند که بدون کشیدن خطوط اضافه، پیشرفت خود را مانیتور کنید.
این مدل برای کسانی که به دنبال دقت هستند عالی است.
ستونها : ۳۱ خانه افقی (برای روزهای ماه) در نظر بگیرید.
ردیفها : هر ردیف را به یک عادت (مثلاً ورزش، مطالعه، نوشیدن آب) اختصاص دهید.
نحوه اجرا : در انتهای هر روز، اگر آن عادت را انجام دادهاید، خانه مربوطه را کاملاً رنگ کنید. در انتهای ماه، شما یک نمودار رنگی از عملکرد خود دارید.
میتوانید خلاقیت بیشتری به خرج دهید. برای مثال، برای ردیاب خواب:
محور افقی را روزهای ماه و محور عمودی را ساعات خواب (از ۴ تا ۱۲) بگذارید.
هر صبح، نقطهای در محل تلاقی ساعت و روز بگذارید و نقطهها را به هم وصل کنید.
این چیدمان صفحه به شما یک نمودار خطی دقیق از کیفیت خوابتان در طول ماه میدهد.
استفاده از لیستهای نشانهدار و جداول در دفتر شطرنجی چند مزیت سئویی و کاربردی دارد:
تجسم دادهها : دیدن خانههای پر شده، انگیزه شما را برای ادامه دادن (Don’t break the chain) چند برابر میکند.
نظم بصری : برخلاف دفاتر بدون خط، اینجا هیچ ستونی کج نمیشود.
انعطافپذیری : میتوانید در یک صفحه، چندین ردیاب کوچک (مثلاً ردیاب ۳ در ۳ خانه برای چالشهای ۹ روزه) طراحی کنید.
اگر از لیست های انجام کار (To-Do Lists) طولانی خسته شدهاید، تکنیک Time Blocking نجاتدهنده شماست. در این روش، ما به جای نوشتن وظایف، برای هر کار یک «قالب زمانی» مشخص میکنیم. دفتر شطرنجی به دلیل ساختار شبکهای، بهترین ابزار برای اجرای این متد به سبک حرفهایهایی مثل کال نیوپورت است.
برای اینکه یک برنامه ریزی روزانه دقیق داشته باشید، صفحه را به صورت عمودی به دو بخش تقسیم کنید: ستون سمت راست برای لیست وظایف و ستون سمت چپ (که پهنتر است) برای چیدمان صفحه زمانی.
تعیین مقیاس (Scale):
در دفتر شطرنجی، هر ۲ خانه عمودی را معادل ۱ ساعت در نظر بگیرید.
به این ترتیب، هر خانه نشاندهنده ۳۰ دقیقه است. اگر نیاز به جزئیات بیشتری دارید (مثلاً برای جلسات کوتاه)، هر خانه را ۱۵ دقیقه فرض کنید.
رسم ستون زمان:
از ساعت ۶ صبح تا ۱۲ شب را در لبه سمت چپ بنویسید. به ازای هر ساعت، ۲ خانه فضا بگذارید.
ایجاد بلوکهای تمرکز (Deep Work):
برای کارهای مهم، دور خانههای مربوطه کادر بکشید. مثلاً اگر قرار است از ساعت ۹ تا ۱۱ روی یک پروژه کار کنید، یک مستطیل شامل ۴ خانه عمودی رسم کنید.
داخل مستطیل را با رنگی ملایم (مثل مداد رنگی یا هایلایتر پاستلی) سایه بزنید.
استفاده از رنگها در خانههای شطرنجی فقط برای زیبایی نیست؛ این یک زبان بصری برای مغز شماست:
رنگ آبی: کارهای عمیق و تمرکزی (Deep Work).
رنگ زرد: جلسات و تماسهای تلفنی.
رنگ سبز: زمانهای استراحت، ورزش و ناهار.
رنگ قرمز: کارهای فوری و غیرمنتظره.
نکته مربی: در پایان روز، به بلوکهای رنگی خود نگاه کنید. اگر بخش زیادی از دفتر شما قرمز یا زرد است، یعنی باید روی نظم شخصی و کاهش عوامل حواسپرتی بیشتر کار کنید.
بسیاری از افراد به دلیل «کمالگرایی»، از شروع کردن در یک دفتر نو میترسند. آنها میترسند که با یک خط خوردگی، زیبایی دفتر از بین برود. در اینجا ۱۰ ایده اجرایی برای شکستن این سد ذهنی آوردهایم:
اولین صفحه را به امتحان کردن رواننویسها، ماژیکها و هایلایترهایتان اختصاص دهید. در خانههای شطرنجی، مربعهای کوچکی بکشید و داخل هر کدام را با یک رنگ پر کنید و نام قلم را بنویسید. این کار هم کاربردی است و هم ترس شما را از «خط اول» میریزد.
در مرکز صفحه، یک کادر بزرگ (مثلاً ۲۰ در ۲۰ خانه) بکشید و هدف اصلی امسال خود را با خط خوش داخل آن بنویسید. این کار به دفتر شما هویت میدهد.
با استفاده از خانهها، یک نمودار ساده برای ماههای سال بکشید و تولد عزیزانتان را در خانههای مخصوص علامت بزنید.
طرح گرافیکی چند کتاب ساده را با استفاده از خطوط شطرنجی بکشید. هر بار که کتابی را تمام کردید، یکی از آنها را رنگ کنید.
چون دفتر شطرنجی است، میتوانید به راحتی شاخههای متقارن بکشید و اهداف خود را در دستههای سلامتی، کاری و روابط تقسیمبندی کنید.
یک جدول ۳۱ خانهای برای ماه اول بکشید. تعهد بدهید که در هر خانه، فقط یک کلمه در مورد چیزی که بابت آن شکرگزار هستید بنویسید.
اگر واقعاً از دستخط خود راضی نیستید، در صفحه اول از استیکرهای آماده استفاده کنید. این کار فشارِ «هنرمند بودن» را از روی شما برمیدارد.
یک پیکسل ارت ساده (مثلاً طرح یک قلب یا گل) بکشید که از ۳۰ خانه تشکیل شده باشد. هر روز بر اساس حال روحیتان، یک خانه را رنگ کنید.
یک ستون برای تاریخ و یک ستون برای عنوان مهارتی که هر روز یاد میگیرید (حتی در حد یک کلمه انگلیسی).
این صفحه قرار نیست زیبا باشد! فقط خطوط نامنظمی بکشید و بنویسید: «اینجا جای کثیفکاری است». وقتی اجازه اشتباه کردن را به خودتان بدهید، خلاقیت جاری میشود.
نوشتن برنامه ریزی در هفته اول هیجانانگیز است، اما چالش اصلی، ادامه دادن آن در هفته دهم است. برای اینکه دفتر شطرنجی شما به جای خاک خوردن در کتابخانه، به موتور محرک موفقیتتان تبدیل شود، باید اصول «نگهداری سیستم» را بلد باشید.
بدون بازبینی، دفتر شما فقط یک قبرستان از لیستهای انجام نشده خواهد بود. در متد برنامه ریزی مینیمالیست، سه نوع بازبینی داریم:
بررسی شبانه (Nightly Review):
۱۰ دقیقه قبل از خواب، خانههای پر شده را علامت بزنید.
برای روز بعد، ۳ وظیفه اصلی (Most Important Tasks) را تعیین کنید. در دفتر شطرنجی، این ۳ مورد را داخل یک کادر پررنگ قرار دهید تا از بقیه متمایز شوند.
بررسی هفتگی (Weekly Review):
عصر جمعه بهترین زمان است. به ردیابهای عادت خود نگاه کنید.
تجزیه و تحلیل خانهها: اگر خانههای مربوط به «ورزش» در اکثر روزها خالی مانده، مانع را پیدا کنید. شاید بلوک زمانی آن را بد انتخاب کردهاید.
بررسی ماهانه (Monthly Migration):
این مهمترین بخش برای حفظ نظم شخصی است. کارهای ناتمام ماه قبل را بررسی کنید. آیا هنوز مهم هستند؟ اگر بله، آنها را به ماه جدید منتقل کنید (Migration) و اگر نه، روی آنها خط بکشید.
مهاجرت یعنی انتقال آگاهانه وظایف. در دفتر شطرنجی، وقتی وظیفهای را منتقل میکنید، به جای ضربدر (×)، از علامت بزرگتر (>) استفاده کنید. این یعنی این کار به آینده موکول شده است. این کار باعث میشود ذهن شما بابت کارهای نیمهتمام دچار اضطراب نشود.
دسته بندی دفتر های شطرنجی
تجربه نوشتن در دفتر شطرنجی با ابزار مناسب، لذتبخشتر میشود. برای یک Ultimate Guide، باید ابزارها را هم بشناسید :
روان نویسهای نوکنمدی (Fine Liners): سایز ۰.۳ برای کشیدن خطوط جداول و سایز ۰.۵ برای نوشتن متن عالی هستند.
هایلایترهای پاستلی: رنگهای تند چشم را خسته میکنند. رنگهای ملایم برای متمایز کردن Time Blocking ایدهآل هستند.
خطکش کوتاه (۱۵ سانتیمتری): اگرچه خانههای شطرنجی راهنما هستند، اما داشتن یک خطکش کوچک برای کشیدن کادرهای تمیز ضروری است.
در این بخش به مشکلاتی میپردازیم که ممکن است در مسیر تبدیل شدن به یک فرد منظم با دفتر شطرنجی با آنها روبرو شوید:
اگر یک روز (یا یک هفته) برنامه ریزی نکردم چه؟ کمالگرایی سمیترین دشمن شماست. دفتر شطرنجی منعطف است. به سادگی یک خط بکشید، بنویسید «شروع دوباره» و از همان لحظه ادامه دهید. صفحات خالی را به عنوان فضایی برای «استراحت ذهنی» بپذیرید.
آیا حتماً باید نقاشی بلد باشم؟ به هیچ وجه! زیبایی متد بولت ژورنال در کارایی آن است، نه نقاشیهای فانتزی. یک دفتر شطرنجی حتی با خطوط ساده مشکی هم به دلیل ساختار شبکهای، بسیار شکیل و حرفهای به نظر میرسد.
صفحه شطرنجی بهتر است یا نقطهای (Dot Grid)؟ دفتر شطرنجی برای مبتدیها و کسانی که کارهای محاسباتی یا نموداری زیادی دارند (مثل تریدرها یا مهندسان) بهتر است، چون خطوط راهنمای قویتری دارد.
ما در این مقاله از جزئی ترین محاسبات ریاضی برای تقسیمبندی خانهها تا عمیقترین مفاهیم روانشناسی برای غلبه بر اهمالکاری را بررسی کردیم. برنامه ریزی در دفتر شطرنجی صرفاً یک روش یادداشتبرداری نیست؛ بلکه تمرینی برای نظم بخشیدن به افکار پراکندهای است که هر روز در سر داریم.
وقتی شما یک خانه را در Habit Tracker رنگ میکنید، در واقع دارید به مغزتان پیام میدهید که «من بر زندگیام مسلط هستم». این حس تسلط، کلید اصلی موفقیت در دنیای پرآشوب امروز است.
گام بعدی برای شما: همین امروز یک دفتر شطرنجی ساده تهیه کنید. لازم نیست منتظر شنبه یا اول ماه بمانید. به صفحه «تست قلم» بروید، اولین خانه را رنگ کنید و سفر خود را به سمت نسخه منظمتر خودتان آغاز کنید.
