- ایمان نوت جایی که ایده هات رنگ میگیرن 📕
تا به حال برایتان پیش آمده که کل روز را مثل یک دونده دو ماراتن بدوید، اما شب که به پشت سرتان نگاه میکنید، حس کنید هنوز در نقطه شروع هستید؟ این همان حسِ آزاردهندهی «دویدن و نرسیدن» است.
بسیاری از ما در پایان روز، خسته و مستهلک هستیم، در حالی که لیست کارهایمان (To Do List) نه تنها کوچک نشده، بلکه طولانی تر هم شده است. مشکل اینجاست که ما معمولاً «مشغول» هستیم، اما «مفید» نیستیم. ما تمام انرژی مان را صرف خاموش کردن آتش های کوچکی میکنیم که ناگهان سر راهشان سبز میشوند: پاسخ به یک پیام بیاهمیت، گشتن دنبال یک فایل گمشده، یا انجام کار هایی که دیگران به ما تحمیل کردهاند.
اما چطور بعضی ها، با وجود همان ۲۴ ساعت زمانی که ما داریم، هم به پروژه های بزرگشان میرسند، هم ورزش میکنند و هم زمان کافی برای خانواده دارند؟
راز این بهره وری در دستان دوایت آیزنهاور بود. او که یکی از پرکارترین آدم های تاریخ به حساب میآید، نه تنها رئیس جمهور ایالات متحده بود، بلکه فرماندهی نیروهای متحد در جنگ جهانی دوم را هم بر عهده داشت. او معتقد بود:
«من دو نوع مشکل دارم: مشکلات فوری و مشکلات مهم. مشکلات فوری معمولاً مهم نیستند و مشکلات مهم، هیچوقت فوری نیستند!»
این جمله ساده، زیربنای ابزاری شد که امروز آن را به نام «ماتریس آیزنهاور» میشناسیم؛ روشی که به شما یاد میدهد به جای مدیریت زمان، اولویتها را مدیریت کنید.
بزرگترین تله ای که ما در آن می افتیم، ندانستن تفاوت بین این دو کلمه است. در واقع، مغز ما به طور پیش فرض عاشق کار های «فوری» است، چون انجام دادن آنها به ما حس کاذبِ زرنگ بودن میدهد! اما بیایید یک بار برای همیشه تکلیفمان را با این دو مفهوم روشن کنیم:
کارهای فوری آنهایی هستند که به توجه آنی نیاز دارند. آنها فریاد میزنند: «همین الان انجامم بده!». این کارها معمولاً ددلاینهای کوتاهی دارند و اگر انجام نشوند، عواقب سریع دارند.
مثال: زنگ خوردن گوشی تلفن، پاسخ به یک ایمیل که همین الان رسیده، یا تعمیر شیری که چکه میکنه.
ویژگی: این کارها معمولاً به اهداف دیگران مربوط میشن، نه لزوماً اهداف بلندمدت شما.
کارهای مهم اونایی هستند که به ماموریت، ارزشها و اهداف بلندمدت شما در زندگی کمک میکنن . این کارها معمولاً فریاد نمیزنند و کسی برای انجام ندادنشون یقه شما را نمیگیرد (حداقل در کوتاهمدت!).
مثال: یادگیری یک مهارت جدید، وقت گذراندن با خانواده، ورزش کردن، یا برنامهریزی برای سال آینده.
ویژگی: این کارها مستقیماً روی آینده شما تاثیر میگذارند.
نکته کلیدی: تلهی مدیریت زمان اینجاست که کارهای فوری به دلیل سر و صدای زیادی که دارند، کارهای مهم را به حاشیه میرانند. ما به تلفن پاسخ میدهیم (فوری)، اما یادگیری زبان را پشت گوش میاندازیم (مهم).
یک راه ساده برای تشخیص این است که از خودتان بپرسید: «اگر این کار را امروز انجام ندهم، یک سال دیگر چه تاثیری در زندگی من خواهد داشت؟»
اگر تاثیرش ناچیز است، آن کار فقط فوری بوده.
اگر انجام دادنش شما را به رویاهایتان نزدیکتر میکند، آن کار مهم است.
ماتریس آیزنهاور از دو محور ساده تشکیل شده است: اهمیت و فوریت. ترکیب این دو، چهار خانه یا «ربع» میسازد که هر کدام به شما میگوید با یک کار خاص باید چه کار کنید. بیا کارهایت را در این چهار خانه قرار دهیم:
اینجا خانه «بحرانها» است. کارهایی که هم در سرنوشت شما موثرند و هم زمانشان رو به اتمام است. اگر این کارها را انجام ندهید، خیلی زود با عواقب بدی روبرو میشوید.
نمونه: پروژهای که مهلت تحویلش فرداست، رسیدگی به وضعیت سلامتی وقتی درد شدیدی دارید، یا خرابی وسیلهای که برای کارتان حیاتی است.
استراتژی: انجام دادن. اینها را در اولویت اول دفتر برنامهریزی خود بنویسید.
اینجا مهمترین بخش زندگی شماست؛ جایی که رشد و پیشرفت واقعی اتفاق میافتد. این کارها عجلهای ندارند، به همین خاطر اکثر ما آنها را فدای کارهای بیهوده میکنیم.
نمونه: ورزش منظم، یادگیری یک هنر جدید، وقت گذراندن با عزیزان، و از همه مهمتر «برنامهریزی».
استراتژی: تعیین زمان. این کارها را نباید به شانس واگذار کنید؛ باید آنها را با تاریخ دقیق در تقویم یا پلنر خود ثبت کنید.
اینها کارهای «فریبنده» هستند. حس میکنید باید انجامشان دهید چون زمانشان کم است، اما در حقیقت تاثیری در رشد شما ندارند. اینها معمولاً درخواستهای دیگران از شما هستند.
نمونه: برخی تماس های تلفنی، پاسخ به پیام های گروهی که ربطی به کار شما ندارد، یا کارهای اداری سادهای که شخص دیگری هم میتواند انجام دهد.
استراتژی: سپردن به دیگران. اگر میتوانید، انجام این کارها را به کسی دیگر بسپارید تا وقتتان برای ربع دوم آزاد شود.
اینجا سیاهچاله زمان است! کارهایی که نه سودی برای آیندهتان دارند و نه هیچ عجلهای برای انجامشان هست. اینها فقط برای فرار از کار اصلی انجام میشوند.
نمونه: گشتوگذار بی هدف در فضای مجازی، تماشای سریالهایی که علاقهای به آنها ندارید، یا بحثهای بیهوده.
استراتژی: حذف کردن. بیرحم باشید و این کارها را از فهرست روزانهتان خط بزنید.
یک نکته طلایی: افراد موفق کسانی هستند که سعی میکنند ربع اول (بحرانها) را کوچک کنند تا فضای بیشتری برای ربع دوم (رشد و آرامش) داشته باشند.
شاید بپرسید: «خب، من این ربعها را یاد گرفتم، نمیتوانم آنها را در ذهنم مدیریت کنم یا از اپلیکیشنهای گوشی استفاده کنم؟» پاسخ کوتاه این است: اگر میخواهید واقعاً تغییر ایجاد کنید، خیر! استفاده از یک دفتر برنامهریزی فیزیکی برای پیادهسازی ماتریس آیزنهاور، چند دلیل علمی و تجربی محکم دارد:
ذهن ما برای «نگهداری» اطلاعات طراحی نشده، بلکه برای «پردازش» آنهاست. وقتی کارهای ربع اول تا چهارم را روی کاغذ میآورید، فضای مغزتان آزاد میشود. نوشتن در دفتر به شما اجازه میدهد تصویر کلی زندگیتان را یکجا ببینید، چیزی که در صفحهنمایش کوچک گوشی ممکن نیست.
بزرگترین دشمن تمرکز، نوتفیکیشنهای گوشی است. وقتی برای چک کردن برنامهتان گوشی را باز میکنید، وسوسه میشوید سری هم به اینستاگرام یا تلگرام بزنید (دقیقاً همان کارهای غیرمهم و غیرفوری!). دفتر برنامهریزی یک فضای امن و بدون حواسپرتی است که شما را در ربع دوم (تمرکز و رشد) نگه میدارد.
هیچ کلیک کردنی در دنیای دیجیتال، لذتِ کشیدن یک خط پررنگ روی یک کارِ تمام شده را ندارد. این حرکت فیزیکی باعث ترشح دوپامین در مغز میشود و انگیزه شما را برای رفتن سراغ کار بعدی چند برابر میکند.
یک دفتر برنامهریزی در پایان ماه، به شما نشان میدهد که چقدر از وقتتان را در ربع دوم (کارهای ماندگار) گذراندهاید. این دفتر تبدیل به یک سند ارزشمند از رشد شخصی شما میشود که ورق زدن آن، اعتمادبهنفستان را بالا میبرد.
پیشنهاد ما: در طراحی پلنرهای ایمان نوت ، فضایی مخصوص برای اولویتبندی در نظر گرفته شده تا شما بدون درگیری ذهنی، هر روز صبح کارهایتان را در خانهی درستِ خود بنشانید و با آرامش شروع کنید.
حالا کنار هر مورد، با یک علامت ساده مشخص کنید که آن کار در کدام ربع قرار میگیرد. میتوانید از حروف زیر استفاده کنید:
حرف الف (مهم و فوری): کارهایی که باید همین امروز تمام شوند.
حرف ب (مهم اما غیرفوری): کارهایی که برای آینده شما حیاتی هستند (قلب برنامه شما).
حرف ج (فوری اما غیرمهم): کارهایی که باید انجام شوند اما تاثیر بلندی ندارند.
حرف د (غیرمهم و غیرفوری): کارهای بیهوده که باید حذف شوند.
حالا نوبت چیدمان نهایی است. در بخش اصلی برنامهی روزانهی دفترتان: ۱. ابتدا کارهای گروه (الف) را بنویسید تا خیالتان از بابت بحرانها راحت شود. ۲. سپس حداقل دو مورد از کارهای گروه (ب) را وارد کنید. اینها همان کارهایی هستند که معمولاً به خاطر شلوغی، فراموش میشوند. ۳. برای کارهای گروه (ج) زمان بسیار کوتاهی در انتهای روز در نظر بگیرید یا آنها را به دیگران بسپارید.
در نهایت، واقعیت این است که ما نمیتوانیم زمان را «مدیریت» کنیم؛ همه ما در طول شبانهروز ۲۴ ساعت زمان داریم، نه یک ثانیه کمتر و نه یک ثانیه بیشتر. تفاوت میان افراد موفق و کسانی که همیشه زیر بار کارها غرق شدهاند، در مدیریت توجه است.
ماتریس آیزنهاور به شما یاد میدهد که توجهتان را از کارهای پر سر و صدا اما توخالی (ربع سوم و چهارم)، به سمت کارهای ساکت اما سرنوشتساز (ربع دوم) ببرید. زندگی در ربع دوم، یعنی زندگی با استرس کمتر و دستاوردهای بیشتر.
تئوریها فرار هستند، اما نوشتهها باقی میمانند. اگر میخواهید ماتریس آیزنهاور را از یک روش ذهنی به یک عادت همیشگی تبدیل کنید، نیاز به ابزاری دارید که هر روز به شما یادآوری کند اولویت واقعیتان چیست.
دفترهای برنامهریزی ایمان نوت دقیقاً با همین هدف طراحی شدهاند. ما فضایی را برای شما آماده کردهایم تا:
ذهنتان را از آشفتگی نجات دهید.
کارهای مهم را از فوری تشخیص دهید.
و در پایان هر روز، لذت واقعیِ پیشرفت را تجربه کنید.
مشاهده و خرید کلکسیون پلنرهای تخصصی
فراموش نکنید: بهترین زمان برای کاشتن یک درخت ۲۰ سال پیش بود، اما دومین زمان خوب، همین الان است. برنامهریزی برای موفقیت را از همین امروز شروع کنید.
